Bestyrelsesmøde i "COOL:DK" – referat

afholdt d. 17/6 1999

Deltagere

Fraværende

Agenda

Status / erfaringer

Brugergruppens hjemmeside trænger til opdatering, og skal derudover flyttes fra KMD’s nethotel til den hjemmeside, vi har fået stillet til rådighed af Adaptive Systems ( http://www.cool-usergroup.dk ).

Tilmeldingsproceduren til næste brugergruppemøde skal strammes væsentligt op, så bestyrelsen ikke kommer til at spilde for meget tid med opfølgning. Typiske problemer sidste gang var bl.a.:

Dette vil kunne gøres nemmere ved at lade kommunikationen gå gennem virksomhedens kontaktperson.

Formål med brugergruppen / bestyrelsens arbejde

Formålet med bestyrelsens arbejde blev kort diskuteret. Resultatet var naturligt nok sammenfaldende med foreningens formål. Dog blev følgende hovedpunkter specifikt nævnt:

Konstituering

Som antydet på generalforsamlingen, indtager Kim Hjortholm – KMD formandsposten. Morten Lejbølle fra Nykredit er herefter kasserer. Bo Nielsen fra Mærsk Data er bestyrelsesmedlem. Klaus Hansen – FDB og Preben Nilsson – BEC er suppleanter.

Økonomi / budget

Sidste brugergruppemøde med omkring 60 deltagere gav et mindre underskud på mellem 1.000,- og 2.000,-. Vi regner derfor med at gebyret for næste møde skal ligge på 5-600,-. Bestyrelsen har derudover kun haft udgifter ifbm. Morten Lejbølle’s transport til dette møde. Vi vil sørge for at det vedtagne indmeldelsesgebyg på 3.000,- snarest muligt bliver opkræves, så vi har en likviditet at operere med.

Næste brugergruppemøde

Afholdes mandag eller tirsdag i uge 39 eller 40, alt efter hvad vi kan få lokaler til. Vi sætter Adaptive Systems (Henriette Henum) til at finde lokaler (på Sjælland) + dato snarest muligt. Kim undersøger eventuelle muligheder for at vi kan være hos KMD i Jylland ved det efterfølgende møde.

Vi besluttede at undersøge muligheden for at få lavet navneskilte (inkl. firmanavn). Måske har Adaptive Systems også mulighed for at hælpe os med det.

Vi regner med at fortsætte stilen fra sidste brugergruppemøde med fælles opstart og afslutning på dagen samt opsplitning i 3 interesse-retninger / strømme:

Vi har behov for at nogen udenfor bestyrelsen tager et medansvar for at planlægge og gennemføre disse strømme. Dette skal kommunikeres sammen med indkaldelsen til næste møde.

Det overordnede tema for dagen skal være "Integration til/fra COOL".

Af mere specifikke emner, kunne vi umiddelbart komme på følgende:

Afhængigt af hvordan deltagerantallet udvikler sig til brugergruppemøderne, skal vi finde ud af om Adaptive Systems fortsat vil sponsere det sociale aften arrangement.

Fordeling af opgaver

Preben Nilsson overtager ansvaret for hjemmesiden, og vil have en prototype klar omkring 1. juli.

Kim Hjortholm sørger for at få Adaptive Systems (Henriette Henum) til at opkræve indmeldelsesgebyr (3.000,-) og finde lokaler + dato til næste brugergruppemøde, såfremt KMD ikke selv har egnede faciliteter til en rimelig pris.

Morten Lejbølle sørger for at skrive indkaldelse til brugergruppemøde.

Bestyrelsens videre arbejde

Bestyrelsen vil bestræbe sig på at kommunikere primært vha. e-mail. Når det er nødvendigt med egentlige møder, vil vi forsøge at anvende Kommunedata’s video-udstyr, så vi kan minimere rejsetid og –udgifter. Næste bestyrelsesmøde skal planlægges hurtigt, da vores respektive ferier blokerer det meste af juli og august.

Bestyrelsen regner med at tiden frem til næste brugergruppemøde bl.a. bliver brugt til følgende aktiviteter:

Diverse